Berättelser från arbetsplatserna

Välmående uppstår i arbetet

På utrikesministeriet har man länge och grundligt funderat på arbetstrivsel. Här sätter man fart på arbetet och roterar uppgifter. Man har även godkänt att inget är perfekt, men man strävar hela tiden till att bli bättre.

Ett systematiskt arbete för att främja arbetshälsa och arbetssäkerhet inleddes för ett tjugotal år sedan, då ministeriets första UUA-plan utarbetades. 2010 övergick man till följande nivå då arbetshälsoverksamheten blev en tyngdpunkt för personalstrategin, man skapade en befattning för en arbetsmiljöchef och omorganiserade verksamheten.

"I personalstrategin som sträcker sig ända fram till 2015 lyftes utveckling av ledningen fram som en personalpolitisk tyngdpunkt. Enligt strategin är personalledning och utveckling av arbetstrivsel en del av varje förmans resultatmål", berättar arbetsmiljöchef Kirsti Narinen.

UM








"Hos oss hålls personalen pigg och kompetensen uppdaterad tack vare en aktiv arbetsrotation", säger Kirsti Narinen och Juha Mustonen.

Roterande uppgifter

Enligt utrikesministeriets verksamhetsmodell är stenfoten för en heltäckande arbetstrivsel hälsa och arbetsförmåga, vilka de egentliga och hela tiden uppdaterade grunduppgifterna lutar sig mot. Då kompetensen finns där, cheferna är sin uppgift vuxna och samarbetet fungerar, flyter även arbetet. Detta leder till arbetstrivsel och goda resultat.

Arbetstrivselns betydelse framhävs i en stor, multiprofessionell, oenhetlig och multikulturell organisation. Ministeriets ca 2700 anställda arbetar i åtta olika byggnader i Helsingfors och nästan hundra verksamhetsställen runt om i världen. Arbetsrotationen är ovanligt snabb och vidsträckt.

"Vi är en ganska unik organisation, eftersom 300-400 personer byter arbetsuppgifter varje år. Då uppgiftsinnehavaren byts ut tvingar det oss att regelbundet fundera på och uppdatera grunduppgiften, dess innehåll, kompetens och arbetsbeskrivning. Någonting nytt tas alltid med och något gammalt lämnas bort. På det här sättet hålls organisationen hela tiden vaken", säger arbetarskyddschef Juha Mustonen.

Uppehålla kompetens

En konstant rotation innehåller även risker, till exempel då välfungerande arbetsgemenska-per skingras. Även förmansuppgifterna är i konstant rotation, vilket leder till att en tredjedel av förmännen byts ut varje år. Ändå är det så att de konstanta förändringarna ger mer än de tar.

"Tack vare arbetsrotationen har vi ett inbyggt behov att uppehålla omfattande kompetens och till exempel hela tiden följa med internationell politik", konstaterar Narinen.

"Verksamhet som grundar sig på arbetsrotation är en del av organisationens struktur. Detta görs klart redan i rekryteringsskedet och är även en av rekryteringsgrunderna. Arbetssökandena bör se de möjligheter som vårt arbetssätt erbjuder som en livsstil", tillägger Mustonen.

Kirsti Narinen kommer själv att åka till Estland som ambassadör i höst. Hon är ett gott exem-pel på hur arbetsrotationen kan påverka kontrollen över det egna livet och familjesituationen. I bytessituationer måste man till exempel fundera på om familjen kommer att flytta med utomlands eller om familjen delar sig mellan två länder och två hem.

Kort & med verb

Narinen och Mustonen medger att en organisation som förändras intensivt är utmanande vad gäller kompetenser, men därtill är den särskilt utmanande ur en ledningssynpunkt. Man har velat göra verksamhet som grundar sig på arbetstrivsel till en del av vardagen samt se till att arbetstrivseln ses och hörs.

"Utan den högsta ledningens synliga insats och förbindelse vore det svårt att integrera det här tankesättet. Hos oss utgår man från att varje chef och förman vill vara en god arbetstriv-selchef. Resurserna som lagts på arbetstrivsel är en investering som alltid leder till resultat", säger Narinen och Mustonen.

Man håller igen på att utarbeta en ny personalstrategi. Narinen tror att även den kommer att ha personalledning i en central roll. Det är även utmärkande att strategin är textmässigt kort och innehåller många verb: vi gör, vi utvecklar, vi skapar, vi kommunicerar, vi uppskattar...

"Vi har godkänt att vi inte lever i en perfekt värld. Vi eftersträvar alltid att bli bättre och vara tillräckligt perfekta. Det är även klart att arbetstrivsel aldrig kan serveras som någonting färdigt, utan var och en deltar i att skapa den", understryker Narinen och Mustonen.


Utrikesministeriet i ett nötskal

Utrikesministeriet främjar Finlands och finländarnas säkerhet och välstånd. Ministeriets verk-samhet fokuserar på utrikes- och säkerhetspolitik, handelspolitik och utvecklingspolitik samt internationella förhållanden.

Budget 2014
1 298 milj. €

Personalantal
ca 2700 (inkl. beskickningarnas lokala personal)

Läs mer: www.formin.finland.fi

Text och bild: Sari Okko